Guide Organisateur
Gérez vos événements
comme un professionnel
De la création à l'après-événement, ce guide couvre chaque fonctionnalité du dashboard organisateur avec des captures et des astuces pro.
Parcours en 5 étapes
Compte
Événement
Billetterie
Publication
Check-in
1 Créer votre compte organisateur
30 jours d'essai gratuit — sans carte bancaire requise.
Inscription
Accédez à /organisateur/inscription. Renseignez le nom de votre organisation, votre email professionnel et choisissez un mot de passe sécurisé.
Vérification email
Un lien de confirmation est envoyé sous 2 minutes. Vérifiez vos Spams si absent. Cliquez le lien pour activer votre compte.
Accès Dashboard
Connectez-vous via /organisateur/connexion. Votre tableau de bord est immédiatement accessible avec les données de démo.
Profil organisation
Dans Mon Organisation, ajoutez logo, description, réseaux sociaux et coordonnées. Un profil complet rassure participants et partenaires.
Astuce pro : Complétez votre profil organisation à 100% dès le départ. La plateforme affiche un score de complétude — les organisateurs avec un profil complet reçoivent 3× plus de candidatures marketplace.
2 Créer et publier un événement
Configurez votre événement en quelques minutes avec le formulaire guidé.
Informations générales
Titre accrocheur, description riche (supporte le Markdown), catégorie, dates de début/fin, lieu exact (adresse + géolocalisation), capacité maximale et image de couverture HD.
Types de billets
Créez plusieurs types (Standard, VIP, Presse, B2B Matchmaking). Chaque type a son quota, son prix, sa devise (XOF/EUR/USD) et ses dates de vente ouverture/clôture.
Intervenants & programme
Ajoutez les speakers avec photo, biographie, organisation et réseaux. Construisez le programme heure par heure avec des sessions parallèles si besoin.
Partenaires marketplace
Associez des prestataires directement depuis la marketplace : traiteurs, sécurité, hôtels, médias, tech... Ils apparaissent sur la page publique de l'événement.
Aperçu avant publication
Prévisualisez la page publique avant de la publier. Modifiez jusqu'au dernier moment, même après la mise en ligne.
Publication
Basculez le statut sur Publié. L'événement apparaît immédiatement sur /evenements et dans les résultats de recherche.
Formats d'événements supportés
Conférence
Sommet
Forum
Gala
Formation
Assemblée Générale
Salon
Networking
Hackathon
Webinaire
Cérémonie
Exposition
Dupliquer un événement : Depuis Mes événements → ⋮ → Dupliquer. Toute la configuration (billets, speakers, partenaires) est copiée. Il suffit de changer les dates et de republier.
3 Billetterie & Paiements
Acceptez les paiements depuis toute l'Afrique et l'international.
| Moyen de paiement | Délai de validation | Commission* | Couverture | Statut |
|---|---|---|---|---|
| Orange Money | Immédiat | 2–4% | Sénégal, CI, Mali, BF, Guinée... | 🟢 Actif |
| Wave | Immédiat | 2% | Sénégal, CI | 🟢 Actif |
| MTN MoMo | Immédiat | 2–3% | CI, Cameroun, Ghana, Rwanda... | 🟢 Actif |
| M-Pesa | Immédiat | 2–3% | Kenya, Tanzanie, RDC | 🟢 Actif |
| Airtel Money | Immédiat | 2–3% | RDC, Zambie, Rwanda | 🟢 Actif |
| Moov Money | Immédiat | 2–3% | Bénin, BF, Togo, CI | 🟢 Actif |
| Visa / Mastercard | 1–3 jours ouvrés | 3–4% | International | 🟢 Actif |
| Virement bancaire | 2–5 jours ouvrés | 0% | Tous pays | 🟡 Manuel |
* Commission plateforme en sus du coût opérateur.
Reversement des fonds
Les fonds sont reversés sur votre compte dans les 48h à 72h ouvrés après la fin de l'événement.
Facturation automatique
Une facture est générée automatiquement pour chaque transaction. Exportable en PDF depuis le dashboard.
Remboursements
Gérez les remboursements depuis le dashboard. La politique d'annulation est définie par vous lors de la création du billet.
Chiffrement TLS
Toutes les transactions sont chiffrées. Aucune donnée bancaire n'est stockée sur nos serveurs.
4 Tableau de bord & Statistiques
Suivez toutes vos performances depuis un seul écran.
Vue d'ensemble
Inscriptions du jour, revenus du mois, taux de remplissage, événements actifs et en attente — tout visible d'un coup d'œil.
Liste des inscrits
Consultez et exportez la liste complète des participants par événement. Filtrez par type de billet, statut de paiement, date d'inscription.
Check-in QR
Scanner les badges à l'entrée depuis n'importe quel smartphone (navigateur, pas d'app à installer). Suivi des présences en temps réel.
Notifications
Alertes en temps réel : nouvelles inscriptions, paiements reçus, demandes partenaires, commentaires. Configurables par canal (email, SMS).
Export données
Exportez inscrits, paiements et statistiques en CSV ou Excel. Compatible avec vos outils de gestion existants.
5 Gestion de l'équipe & Rôles
Invitez des collaborateurs avec des permissions précises.
| Rôle | Créer événement | Modifier billets | Voir finances | Check-in | Gestion équipe |
|---|---|---|---|---|---|
| Propriétaire | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Manager | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Membre | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | ❌ |
| Contrôleur | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | ❌ |
| Comptable | ❌ | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
Bonne pratique : Créez un compte Contrôleur pour chaque agent d'accueil. Ce rôle ne donne accès qu'au scanner QR — aucune donnée financière ou personnelle n'est exposée.
Badges d'accès imprimables Nouveau
Chaque participant reçoit un badge d'accès personnalisé — format A6, imprimable, avec QR code sécurisé. L'organisateur peut imprimer tous les badges en masse depuis le dashboard.
Lions Club International
Rentrée des Lions
Mandat 2026–2027
Arouna NIKIEMA
District 403 A3
Lions Club Ouagadougou
VIP
LE-2026-00142
Contenu du badge A6
Nom & prénom du participant
Affiché en grand, centré
Club & District
Organisation du participant
Type de billet coloré
Standard (bleu), VIP (or), Presse (violet), etc.
Date & lieu de l'événement
Formaté automatiquement
QR code sécurisé
Scan rapide à l'entrée — unique par participant
Comment accéder et imprimer les badges
Dashboard → "Badges participants"
Dans la navigation du dashboard, cliquez sur Badges participants. Une grille affiche tous vos événements avec le nombre d'inscrits.
Sélectionner un événement
Cliquez sur "Voir les badges" pour l'événement voulu. La page liste tous les participants avec leur type de billet.
Aperçu avant impression
Le bouton "Aperçu badge" (ambre) ouvre un badge de démonstration en pleine page. Utile pour valider la mise en page avant l'impression.
Impression individuelle ou en masse
Chaque ligne dispose d'un bouton "Badge". Le bouton "Imprimer tous les badges" ouvre chaque badge en séquence avec un délai automatique de 400ms.
Lien badge dans l'email de confirmation
Chaque participant reçoit automatiquement un bouton "Imprimer mon badge d'accès" dans son email de confirmation.
URLs utiles
/dashboard/badges
Sélection événement — page badges
/dashboard/evenements/:id/badges
Liste inscrits + impression badges
/api/registrations/badge/preview?eventId=X
Aperçu badge avec données réelles de l'événement
/api/registrations/LE-2026-XXXXX/badge
Badge imprimable d'un participant (lien reçu par email)
Format A6 optimisé : Le badge est conçu pour une impression sur papier A6 (105×148mm). Il suffit d'ouvrir la page badge depuis un navigateur et de lancer l'impression (Ctrl+P / Cmd+P). Les éléments de navigation sont automatiquement masqués à l'impression.
Carte d'invitation & Code promo Nouveau
Protégez certaines inscriptions derrière un code promo (code d'invitation). Les invités VIP accèdent à une modale d'invitation personnalisée et peuvent télécharger la lettre officielle.
Code d'invitation
Un bouton "CARTE D'INVITATION" apparaît sur la page publique de l'événement. Il demande un code promo pour débloquer l'accès à la modale d'invitation.
Gate sécurisé
Le code est vérifié côté serveur via la route
/api/registrations/by-promo/:promoCode. En cas d'erreur, l'accès est refusé avec un message clair.Modale personnalisée
Une fois le code validé, une modale affiche le nom du participant, son type de billet et un formulaire pré-rempli. La session est mémorisée pour éviter de ressaisir le code.
Lettre d'invitation officielle
Un bouton conditionnel permet de télécharger ou d'afficher la lettre d'invitation officielle de l'événement — avec logos, signatures et informations complètes.
Parcours d'un invité
Visite la page événement
L'invité arrive sur la page publique de l'événement
Clique "CARTE D'INVITATION"
Le bouton ambre ouvre le gate code promo
Saisit son code
Code vérifié en temps réel — session mémorisée
Modale d'invitation
Ses informations s'affichent, billet pré-sélectionné
Lettre officielle
Télécharge ou consulte la lettre d'invitation officielle
Comment configurer un code promo
Créer un type de billet "Invitation"
Dans le formulaire de l'événement, créez un billet de type Invitation ou VIP. Définissez le quota et le prix.
Associer un code promo
Lors de la création ou modification du billet, renseignez un Code Promo unique. Ce code sera partagé avec vos invités.
Distribuer le code
Communiquez le code par email ou courrier officiel. L'invité l'utilise sur la page publique de l'événement pour débloquer la modale.
Lettre d'invitation automatique
Si votre événement a une lettre d'invitation configurée, elle sera proposée automatiquement dans la modale après validation du code.
Session mémorisée : Une fois le code validé, le navigateur mémorise l'accès (
sessionStorage). L'invité n'a pas besoin de ressaisir le code s'il navigue sur la page ou la recharge. La session expire à la fermeture de l'onglet.
Événements spéciaux — Mode Camp Jeunesse Nouveau
Le Mode Camp transforme un événement standard en formulaire d'inscription spécialisé pour les camps de jeunesse Lions/Léo. Il active automatiquement des champs supplémentaires (urgence médicale, motivation, affiliation Lions/Léo) et un email de confirmation dédié avec copie aux responsables.
Activation via custom_fields
Le mode camp s'active via le flag
camp_mode: true dans les champs personnalisés de l'événement. Aucune configuration supplémentaire requise.Formulaire d'inscription étendu
Le formulaire public affiche automatiquement des champs spécifiques : contact d'urgence, antécédents médicaux, lettre de motivation et appartenance Lions/Léo.
Email camp dédié
Un email de confirmation spécifique au camp est envoyé au participant. Les responsables ([email protected] et [email protected]) reçoivent une copie (BCC) de chaque inscription.
Billet unique automatique
En mode camp, un seul type de billet est affiché et sélectionné automatiquement — pas de choix multiple pour le participant.
Comment activer le mode camp
Créer l'événement normalement
Créez l'événement depuis le dashboard avec titre, dates, lieu et au moins un type de billet (le billet camp, gratuit ou payant).
Activer camp_mode dans les champs personnalisés
Dans le formulaire de l'événement, ajoutez dans les Champs Personnalisés (JSON) :
{"camp_mode": true}. Ce flag déclenche automatiquement tout le workflow camp.Vérifier la page publique
Visitez la page d'inscription. Le formulaire doit afficher les champs camp supplémentaires et le billet doit être pré-sélectionné automatiquement.
Tester le renvoi d'email
Depuis Dashboard → Stats événement, cliquez sur le bouton Email d'un inscrit pour renvoyer l'email camp avec BCC.
Champs supplémentaires du formulaire camp
Champs Lions/Léo conditionnels : Les champs Club d'appartenance et District apparaissent dynamiquement dès que la case "Membre Lions/Léo" est cochée. Ils sont masqués sinon, ce qui simplifie l'expérience pour les non-membres.
Email de confirmation camp
Confirmation immédiate
Email envoyé dès la validation du formulaire d'inscription camp.
Numéro de dossier unique
Chaque participant reçoit un identifiant unique (
registration_number) pour le suivi.BCC responsables
Deux responsables reçoivent automatiquement une copie de chaque email d'inscription camp.
Renvoi depuis les stats
L'organisateur peut renvoyer l'email depuis Dashboard → Stats → bouton Email sur n'importe quel inscrit.
Renvoyer un email depuis la page Stats
Accéder aux statistiques de l'événement
Depuis le dashboard, cliquez sur Stats à côté de votre événement camp. La liste de tous les inscrits s'affiche.
Bouton Email sur chaque inscrit
Chaque ligne inscrit dispose d'un bouton Email (icône enveloppe). Cliquez dessus pour déclencher un renvoi.
Détection automatique du type
Le système détecte automatiquement le mode camp (
camp_mode) et envoie le bon template — email camp avec BCC ou email standard selon le type d'événement.Confirmation de renvoi
Une notification confirme l'envoi. En cas d'erreur, un message détaillé s'affiche sans bloquer l'interface.
Routes & URLs utiles — Mode Camp
POST /api/events (custom_fields: {"camp_mode":true})
Créer un événement en mode camp
GET /evenements/:slug
Page publique avec formulaire camp étendu
POST /api/registrations
Inscription camp — envoie sendCampEmail() avec BCC
POST /api/dashboard/events/:id/registrations/:rid/resend-email
Renvoi email (détecte camp_mode automatiquement)
GET /dashboard/stats/:eventId
Liste inscrits + boutons Email de renvoi
Exemple concret — Camp Jeunesse Tintilou : L'événement utilise
{"camp_mode": true} dans ses champs personnalisés. Le formulaire public affiche les 11 champs camp, le billet "Inscription Camp" est automatiquement sélectionné, et chaque inscription déclenche un email dédié Tintilou avec BCC aux deux responsables. L'organisateur peut renvoyer cet email à tout moment depuis la page Stats.
✓ Checklist avant le jour J
Vérifiez ces points 48h avant votre événement.
-
Événement publié et visible sur /evenementsVérifier le statut "Publié" dans le dashboard
-
Image de couverture en HD (1200×630px min)Évite les images floues sur les partages réseaux sociaux
-
Tous les types de billets avec quotas correctsVérifier que la somme des quotas ≤ capacité totale
-
Modes de paiement testés (Orange Money + Carte)Effectuez un paiement test avec remboursement immédiat
-
Speakers avec photo et biographie complètesLes profils incomplets réduisent la crédibilité de l'événement
-
Programme horaire publiéLes participants veulent planifier leur journée
-
Email de confirmation testé — vérifier le lien badgeInscrivez-vous en test, ouvrez l'email et cliquez "Imprimer mon badge d'accès"
-
Badge imprimable testé (aperçu + impression)Dashboard → Badges participants → Aperçu badge → Vérifier la mise en page A6
-
Badge QR scanné au scanner check-inScannez votre propre badge depuis le dashboard check-in
-
Code promo testé sur la page publiqueSi codes promo activés : saisissez le code, vérifiez la modale et la lettre d'invitation
-
Équipe invitée avec bons rôlesChaque contrôleur doit avoir testé son accès scanner
-
Partenaires marketplace confirmésVérifiez que les demandes acceptées sont bien affichées
-
[Mode Camp] camp_mode activé dans les champs personnalisésVérifiez que le JSON contient bien {"camp_mode": true} — sinon le formulaire standard s'affiche
-
[Mode Camp] Formulaire camp testé — champs Lions/Léo conditionnelsCochez "Membre Lions/Léo" et vérifiez que Club & District apparaissent
-
[Mode Camp] Email camp reçu avec numéro de dossier et BCCInscrivez-vous en test et vérifiez que les BCC [email protected] & [email protected] sont en copie
-
[Mode Camp] Renvoi email testé depuis Dashboard → StatsCliquez sur le bouton Email d'un inscrit et vérifiez la confirmation
Questions fréquentes
Comment dupliquer un événement existant ?
Depuis Mes événements, cliquez sur les ⋮ à droite → Dupliquer. Toute la configuration (billets, speakers, partenaires) est copiée. Changez simplement les dates et republier.
Puis-je proposer des billets gratuits ?
Oui. Créez un type de billet avec le prix à 0 XOF. La confirmation est immédiate, sans passage par un formulaire de paiement.
Comment exporter la liste des participants ?
Dashboard → Événement → Inscrits → Exporter CSV. Le fichier contient : nom, email, type de billet, statut de paiement, date d'inscription et code QR.
Quelle est la limite de participants ?
Selon votre plan : Base (500/événement), Premium (2 000/événement), Gold (illimité). La limite peut aussi être définie par la capacité de la salle que vous saisissez.
Puis-je modifier le prix d'un billet après publication ?
Oui, à tout moment. Les participants déjà inscrits conservent le prix qu'ils ont payé. Seuls les nouveaux achats sont au nouveau tarif.
Comment intégrer un partenaire marketplace ?
Dashboard → Partenaires → Rechercher dans la marketplace → Envoyer une demande. Le partenaire reçoit une notification et peut accepter ou proposer un devis.
Comment imprimer les badges de tous les participants en une fois ?
Depuis le dashboard, allez dans Badges participants, sélectionnez votre événement, puis cliquez sur le bouton "Imprimer tous les badges". La plateforme ouvre chaque badge dans un nouvel onglet avec un délai de 400ms entre chaque ouverture pour éviter de bloquer le navigateur.
Puis-je prévisualiser un badge avant que les inscriptions ne commencent ?
Oui. Dans Dashboard → Badges participants, cliquez sur "Aperçu badge" à côté de l'événement. Un badge de démonstration s'affiche avec vos données réelles d'événement. Une bannière ambre APERÇU indique clairement qu'il s'agit d'un test.
Le badge est-il envoyé automatiquement aux participants ?
Non, le badge n'est pas envoyé en pièce jointe. En revanche, chaque email de confirmation contient un bouton "Imprimer mon badge d'accès" qui renvoie vers une page HTML imprimable, accessible à tout moment depuis le lien unique du participant.
Comment fonctionne le code promo pour les invitations ?
Créez un type de billet avec un code promo associé. Le bouton "CARTE D'INVITATION" apparaît sur la page publique de l'événement. L'invité saisit son code, accède à une modale personnalisée avec ses informations et peut télécharger la lettre d'invitation officielle.
Le code promo est-il à usage unique ?
Non, un code promo peut être partagé avec plusieurs invités. Il donne accès à la modale d'invitation pour le type de billet associé. Les quotas du billet limitent le nombre d'inscriptions possibles.
Le titre de l'événement s'affiche-t-il correctement sur le badge si il est long ?
Oui. La plateforme détecte automatiquement les séparateurs courants (
|, -, –, —) suivis de "Mandat XXXX-XXXX" et place le mandat sur une seconde ligne. Le titre principal s'affiche en grand, le mandat en doré en dessous.Comment activer le mode camp pour un événement ?
Dans le formulaire de création/modification de l'événement, ajoutez dans les Champs Personnalisés (JSON) :
{"camp_mode": true}. Dès que ce flag est présent, le formulaire public affiche les champs camp supplémentaires (urgence, médical, motivation, Lions/Léo), le billet est auto-sélectionné, et l'email de confirmation camp est envoyé automatiquement.Quels champs supplémentaires apparaissent en mode camp ?
En mode camp, le formulaire public affiche : Contact d'urgence (nom + téléphone), Antécédents médicaux (optionnel), Lettre de motivation, et la case Membre Lions/Léo. Si cette case est cochée, deux champs supplémentaires apparaissent : Club d'appartenance et District.
Qui reçoit une copie (BCC) de l'email d'inscription camp ?
Deux responsables reçoivent automatiquement une copie cachée (BCC) de chaque email d'inscription camp :
[email protected] et [email protected]. Le participant ne voit pas ces copies dans son email.Comment renvoyer l'email camp à un inscrit depuis le dashboard ?
Depuis Dashboard → Stats (bouton Stats à côté de votre événement), la liste des inscrits s'affiche. Chaque ligne dispose d'un bouton Email (icône enveloppe). Cliquez dessus — le système détecte automatiquement le mode camp et envoie le bon template (email camp avec BCC, ou email standard selon le type d'événement).
L'email camp est-il différent de l'email standard ?
Oui. En mode camp, c'est la fonction
sendCampEmail() qui est appelée. Elle utilise un template dédié avec le branding "Camp Jeunesse Tintilou" et ajoute automatiquement les BCC aux responsables. Les événements standard utilisent sendConfirmationEmail(), sendGalaOnSiteEmail() ou sendRentreeGalaEmail() selon le type de billets.Peut-on avoir plusieurs types de billets en mode camp ?
Techniquement oui, mais en pratique le mode camp est conçu pour un seul type de billet. Le premier billet de la liste est automatiquement sélectionné et non modifiable par le participant. Si plusieurs billets existent, seul le premier est utilisé pour l'inscription camp.
Compte démo organisateur disponible
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